この記事の要点
- 現場ごとの材料費・外注費・人工を、予算と並べて見られないのが、Excelの原価管理のつらさです。
- 会計や経理は今のソフトのまま。システムにするのは、現場別の原価をまとめて予算と比べる部分です。
- 差が出やすい集計から小さく始めれば、費用も手戻りも抑えられます。
こんな状態になっていませんか
現場ごとの原価表がExcelのファイルで何本もあり、最新がどれか分からない
外注費や材料費の請求が届くのが遅く、工事が終わってからでないと利益が見えない
予算との差を見るのに、複数の表を行き来して手で合わせている
原価表の作り方が担当者ごとに違い、引き継げない
Excelで回す工事原価管理が、つらくなる理由
工事が数件のうちは、Excelで十分に回ります。つらくなるのは、同時に動く現場が増えてきたときです。
- 材料・外注・人工の数字が別々の表にあり、現場ごとに集め直す手間がかかる。
- 追加工事や変更が入っても、予算の表に反映し忘れる。
- 計算式や並べ方が担当者の頭の中にあり、ほかの人が直せない。
- 気づいたときには、原価が予算を超えていた。
どれも、数字を集める作業と、予算と比べる作業を人の手でつないでいることから起きています。
会計は今のまま、現場別の原価をつなぐ
会計や経理には、すでにお使いのソフトがあるはずです。そこまで作り替えると、費用も覚え直す手間も大きくなります。
株式会社LAIがシステムにするのは、現場ごとの原価をまとめて、予算と比べられる形にする部分です。会計処理や勘定科目の判定は行いません。
なお、出面表や工事伝票の紙をExcelにデータ化したいだけなら、出面表をExcelにデータ化する方法のガイドが参考になります。
システムにすると、何が変わるか
| いま（Excel） | システムにした後 | |
|---|---|---|
| 集める | 現場ごとのファイルに手で入力する | 現場を選んで、費用をひとつの場所に入力する |
| 見る | 複数の表を行き来して合わせる | 現場別に、予算と実績を並べて見られる |
| 気づく | 工事が終わってから分かる | 工事の途中でも、予算との差を確かめられる |
| 引き継ぎ | 担当者の頭の中にある | 誰が見ても同じ画面で確かめられる |
上は作り込みの一例です。どこまで作るかは、会社のやり方に合わせて決めます。
小さく始める進め方
- いまの原価表を見せてもらう名前だけでも構いません。どこで手間がかかっているかを一緒に確かめます。
- 差が出やすい集計から作る全部を一度に作らず、効果の大きいところから始めます。
- 実際の現場のデータで試す使いにくい所を見つけて直します。
- 使いながら直す使ってみて出てきた要望を反映し、運用が根付くまで一緒に直していきます。
費用が決まる要素
- 同時に管理する現場の数と、見たい項目の数
- 費用を入力する人数と、入力のしかた（画面入力か、紙の読み取りか）
- 予算や実績の表の形（いま使っている表に合わせるか）
- 今の会計ソフトとのデータのやり取りの有無
費用は作るものによって変わるため、内容を伺ってからお見積もりします。紙の出面表や伝票を読み取ってExcelにするだけで足りる場合は、自社サービスのカミデジ（月額9,800円・税抜）で始められることもあります。
よくある質問
Q今お使いの会計ソフトは入れ替えますか？+
いいえ。会計や経理の処理は今のソフトのままです。私たちが作るのは、現場ごとの原価をまとめて予算と比べる部分です。
Q出面表や請求書の紙は、どう取り込みますか？+
紙のまま読み取って取り込む形も、画面から入力する形も選べます。出面表や伝票を紙からExcelにするだけで足りる場合は、カミデジで始められます。
Q工事の件数が少なくても頼めますか？+
はい。いちばん差が出やすい集計から小さく作るので、件数を問わずご相談いただけます。
現場別の原価、
どこから楽にできるか。
いまの原価表の名前だけでも構いません。いちばん負担の少ない進め方と費用をご提案します。