この記事の要点
- 手書きの訪問記録をExcelに打ち直し、利用者別・ヘルパー別に集計する作業は、月末に集中しがちです。
- 介護保険の請求は、今お使いの介護ソフトのまま。システムにするのは、その手前の「記録→集計→確認」です。
- いちばん手間のかかる集計から小さく始めれば、費用も手戻りも抑えられます。
こんな状態になっていませんか
ヘルパーさんの手書きの訪問記録を、月末にまとめてExcelへ打ち直している
利用者ごと・ヘルパーごとの表が別々にあって、数字が合わないことがある
実績の確認が、事務の担当者1人に集中している
介護ソフトに入れる前の照合に、毎月時間がかかっている
Excelで回す訪問実績の管理が、つらくなる理由
訪問の件数が少ないうちは、Excelで十分に回ります。つらくなるのは、利用者とヘルパーが増えてきたときです。
- 同じ内容を何度も入力する（記録用紙から利用者別の表へ、さらにヘルパー別の表へ）。
- 表が増えるほど、どれが正しい数字なのか分からなくなる。
- 計算式や並べ方が担当者の頭の中にあり、ほかの人に引き継げない。
- 途中で直した箇所が追えず、月末の照合になってから見つかる。
どれも、入力と集計を人の手でつないでいることから起きています。人を増やしても、つなぐ手間そのものは減りません。
請求は今の介護ソフトのまま、その手前をつなぐ
介護保険の請求には、すでにお使いの介護ソフトがあるはずです。請求の仕組みまで作り替えると、費用も、職員の方が覚え直す手間も大きくなります。
株式会社LAIがシステムにするのは、請求の手前の部分です。訪問の記録を集め、利用者ごと・月ごとの実績にまとめ、介護ソフトに入れる前に確かめられる形にします。介護保険の請求そのものは行いません。
システムにすると、何が変わるか
| いま（Excel） | システムにした後 | |
|---|---|---|
| 記録 | 紙の記録用紙を事務所で回収する | 紙のまま読み取るか、スマホから入力するかを選べる |
| 集計 | 月末に利用者別・ヘルパー別の表へ打ち直す | 記録が入った時点で、利用者別・月別にまとまる |
| 確認 | 月末にまとめて照合する | その日の記録を、その日のうちに確かめられる |
| 引き継ぎ | 担当者の頭の中にある | 誰が見ても同じ画面で確かめられる |
上は作り込みの一例です。どこまで作るかは、事業所のやり方に合わせて決めます。
小さく始める進め方
- いまの記録用紙と集計表を見せてもらう名前だけでも構いません。どこで手間がかかっているかを一緒に確かめます。
- いちばん手間のかかる集計から作る全部を一度に作らず、効果の大きいところから始めます。
- 実際の記録で試す実際の記録用紙やデータで試していただき、使いにくい所を直します。
- 使いながら直す使ってみて出てきた要望を反映し、運用が根付くまで一緒に直していきます。
費用が決まる要素
- 利用者とヘルパーの人数
- 記録を紙のまま読み取るか、スマホで入力するか
- 集計表の形（いま使っている表に合わせるか）
- 介護ソフトへの受け渡し方（画面で確かめて手で入れるか、読み込める形で出すか）
費用は作るものによって変わるため、内容を伺ってからお見積もりします。紙の記録を読み取ってExcelにするだけで足りる場合は、自社サービスのカミデジ（月額9,800円・税抜）で始められることもあります。
よくある質問
Q介護保険の請求までやってもらえますか？+
いいえ。請求は今お使いの介護ソフトで行っていただきます。私たちが作るのは、その手前の記録と集計の部分です。
Q手書きの記録用紙は、そのまま使えますか？+
はい。記録用紙の形を変えずに、紙のまま読み取って集計する形も選べます。スマホからの入力に切り替えるかどうかは、ヘルパーさんの負担を見て一緒に決めます。
Q小さな事業所でも頼めますか？+
はい。事業所全体の仕組みを入れ替えるのではなく、いちばん手間のかかっている集計から小さく作るので、規模を問わずご相談いただけます。
訪問記録の集計、
どこから楽にできるか。
いまの記録用紙と集計表の名前だけでも構いません。いちばん負担の少ない進め方と費用をご提案します。