この記事の要点
- 設備の点検管理がつらくなるのは、履歴と次回の予定が、設備ごとのシートや紙に散らばるときです。
- システムにするのは、設備ごとの履歴を1か所にまとめ、次回の予定が近いものを一覧で見られる部分です。
- 点検が必要かどうかの判断は人が行い、システムは登録した周期に沿って予定を表示します。
こんな状態になっていませんか
「この設備、前に点検したのはいつ？」を、ファイルや紙の束から探している
次回の点検日を表に書いていても、見落としが出る
点検の記録と、修理の記録と、部品交換の記録が、別々の場所にある
設備の数が増えて、台帳のシートが増える一方になっている
点検表のExcelが、つらくなる理由
設備が少ないうちは、設備ごとにシートを作って点検の記録を残す形で十分に回ります。つらくなるのは、設備の数と点検の種類が増えてきたときです。
- 設備ごと・点検の種類ごとにシートが増え、全体を見渡せなくなる。
- 次回の点検日を、人が計算して書き込んでいる。書き忘れや計算違いが出る。
- 点検・修理・部品交換が別の表にあり、ひとつの設備の履歴をたどるのに手間がかかる。
- 担当者が替わると、表の見方と更新の手順が引き継がれない。
どれも、設備ごとの履歴と次回の予定を、人の手でつなぎ続けていることから起きています。
システムにするのは、履歴と次回予定の部分
点検の方法や、点検が必要かどうかの判断は、現場の知識で決めるものです。システムにするのは、その判断を支える記録の部分です。
- 設備ごとの点検・修理・部品交換の履歴を、1か所にまとめる
- 設備ごとに登録した周期から、次回の予定を表示する
- 予定が近いもの・過ぎているものを、一覧で見られるようにする
- 点検の結果と、気づいたことを、あとから探せる形で残す
法令で定められた点検の要否や、適合かどうかの判断は、システムでは行いません。決めた周期と結果を記録し、見える形にする役割です。
システムにすると、何が変わるか
| いま（Excel） | システムにした後 | |
|---|---|---|
| 履歴 | 設備ごとのシートや紙に散らばっている | 設備ごとに、点検・修理・部品交換がひとつにまとまる |
| 次回の予定 | 人が計算して表に書き込む | 登録した周期から表示され、近いものが一覧で分かる |
| 探しやすさ | ファイルを開いて探す | 設備名や時期で絞って探せる |
| 引き継ぎ | 表の見方が担当者の頭の中にある | 誰が見ても同じ画面で確かめられる |
上は作り込みの一例です。どこまで作るかは、お客様のやり方に合わせて決めます。
小さく始める進め方
- 今の点検表と、台帳の作りを見せてもらう設備の一覧と、点検の種類、記録の取り方を伺います。名前だけでも構いません。
- いちばん抜けが怖い設備・点検から作る全設備を一度に載せず、期限を落とすと困るものから始めます。
- 実際の点検で使ってみる現場で記録していただき、入力しにくい所を直します。
- 設備を足しながら、使いながら直す運用が根付くまで、設備や点検の種類を広げ、要望を反映します。
費用が決まる要素
- 管理したい設備の数と、点検・修理の種類
- 履歴を記録する方法（タブレットなどでの入力か、手書きの点検表の読み取りか）
- 見たい画面の種類（設備ごとの履歴、予定の近い順、点検の抜けの一覧など）
- 今の台帳のデータを取り込むかどうか
費用は作るものによって変わるため、内容を伺ってからお見積もりします。手書きの点検表を読み取ってExcelにするだけで足りる場合は、自社サービスのカミデジ（月額9,800円・税抜）で始められることもあります。
よくある質問
Q法令で決まっている点検の判断もできますか？+
いいえ。点検が必要かどうか、適合かどうかの判断はシステムでは行いません。ご自身で決めた周期と、点検の結果を記録し、予定が近いものを見える形にします。
Qいま手書きで記録している点検表は、そのまま使えますか？+
はい。紙の点検表を読み取って履歴に入れる形も選べます。記録の取り方は、現場のやり方に合わせて決めます。
Q設備の数が少なくても頼めますか？+
はい。期限を落とすと困る設備だけを載せるところから始められます。数が増えたら、あとから足せます。
設備の点検、
どこから楽にできるか。
いまの点検表や台帳の名前だけでも構いません。いちばん負担の少ない進め方と費用をご提案します。